企事业单位办公用品管理制度与管理办法详解

企事业单位办公用品管理制度与管理办法详解

一、企事业单位办公用品管理概述

1、执行与监督架构

执行部门为行政部，行政部在办公用品管理流程中承担着组织、协调与执行的关键角色。监督部门包括总经办以及其他部门负责人，总经办从整体运营管理的高度对办公用品管理进行把控，其他部门负责人则负责监督本部门办公用品使用与管理情况是否符合制度规定，确保各部门在办公用品的领用、使用与管理过程中遵循统一的规范与标准。

2、管理目标与原则

目的在于加强本公司办公用品管理，以节约成本为核心导向之一，通过合理规划与控制办公用品的采购、发放与使用，避免不必要的资源浪费。提高效率是另一重要目标，规范的管理流程能够减少办公用品管理中的繁琐环节与时间消耗，使员工能够更便捷地获取所需办公用品，从而提升整体办公效率。同时，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，这不仅符合现代企业社会责任的要求，也有助于营造良好的企业办公文化氛围。

二、办公用品计划

1、部门计划提报

各部门需依据本部门办公用品的实际使用状况，每月 29 日前提报下月办公用品领用计划。部门负责人要对本部门提报的计划进行审签，确保计划的合理性与必要性，然后将审签后的计划报行政部。例如，某部门根据当月业务量及人员变动情况，预估下个月需要的书写工具、纸本数量等，详细填写在领用计划中，经部门负责人审核签字后提交。

2、行政部审核与采购计划制定

行政部专员在收到各部门的领用计划后，仔细查对办公用品领用计划与办公用品台账以及库存情况。通过对比分析，精准确定实际需要采购的办公用品种类与数量，进而提报办公用品采购计划。采购计划经负责人审签后传送至仁通科技。若采购单位价值 500 元以上办公用品时，须报请总经理批准，以确保重大采购决策的审慎性与合理性。特殊办公用品在经行政部同意后可授权各部门自行采购，但需遵循相关的审批与监管流程。

三、办公用品采购

1、采购模式与对接

采用即时供应、不间断配置、7*24 小时服务的办公外包模式，由行政部直接对口仁通科技进行管理。这种模式能够确保办公用品的及时供应，满足企业日常办公的连续性需求。例如，当企业突然接到紧急项目任务，需要大量复印纸和墨盒时，仁通科技能够按照协议要求迅速配置并即时配送，保障项目顺利开展。

2、采购流程与反馈

办公用品采购计划传送至仁通科技后，仁通科技会给予反馈，内容涵盖按协议要求配置办公用品并即时配送、应急服务以及市场价格动态等信息。行政部可根据这些反馈信息，对采购过程进行跟踪与监督，及时处理可能出现的问题，如配送延迟、价格波动异常等情况，确保采购工作的顺利进行与成本控制。

四、办公用品分发领用

1、领用申请与登记

各部门领用办公用品时需填写《办公用品领用单》，一式两份。一份用于分发办公用品时的核对与发放记录，另一份用于台账登记，以便行政部对办公用品的流向与使用情况进行详细记录与统计分析。例如，某部门员工领取笔记本和签字笔时，在领用单上准确填写领用数量、日期、部门及领用人等信息。

2、行政部与供应商协同发放

行政部接到各部门的《办公用品领用单》后，进行核对并做好登记工作，然后填写一份《办公用品分发通知书》交给仁通科技。仁通科技依据通知书将所需用品备齐后分发给各部门。若办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由仁通科技统一调换或回收，这种机制能够有效减少办公用品的浪费，提高资源利用率。

五、办公用品管理

1、分类管理责任界定

对于列入公司固定资产和耐用办公用品由行政部管理，行政部要建立详细的固定资产台账，记录资产的购置时间、品牌型号、使用部门、维修保养记录等信息，定期对固定资产进行盘点清查，确保资产的安全与完整。其他低值易耗等办公用品由仁通科技管理，其发生的库存、丢失、损坏、价格波动等风险均由仁通科技自行承担。例如，电脑、复印机等固定资产由行政部负责调配、维修与报废处理；而笔记本、笔芯等低值易耗品则由仁通科技负责库存管理与日常供应。

2、管理报表与反馈

仁通科技对办公用品的使用情况作月度报表，会同行政部反馈办公用品当月开支费用、浪费结余、办公效率等情况，参与企业办公管理。行政部可根据这些报表与反馈信息，对办公用品管理策略进行调整与优化，如根据浪费情况制定节约措施，依据办公效率与开支费用的关系调整采购计划等。

3、使用问题处理

使用中的办公用品出现问题及故障时，由仁通科技负责退换、保修、维修、配件等事宜。例如，打印机出现卡纸或打印不清晰的问题，员工可联系仁通科技，仁通科技安排专业技术人员进行检修或更换故障部件，确保办公用品能够正常使用，减少对办公工作的影响。

六、公司办公用品的管理办法

1、目的与适用范围

目的是使公司的办公用品得到合理、有效的利用，避免浪费发生。适用于各类企业办公室对公用设备及耗材的管理，涵盖了从办公用品的申购、发放、使用到管理的全过程，无论是大型企业还是小型公司，都可依据此管理办法建立适合自身的办公用品管理体系。

2、分类定义与职责划分

分类定义：

固定资产类办公用品，如传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等，这些资产具有价值较高、使用年限较长、对企业办公运营有重要支撑作用等特点。

非消耗性办公用品，如办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等，这类用品在一定时期内可重复使用，相对耐用。

消耗性办公用品，如笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等，这些用品在日常办公中消耗较快，需要定期补充。

职责划分：

公司人事行政中心负责办公用品的全面管理，制定整体的管理策略与制度框架，协调各部门之间在办公用品管理方面的关系。

公司人事行政部助理具体负责执行办公用品管理的各项事务，包括办公用品的采购组织、发放登记、库存管理等具体工作。

3、具体规定

办公用品的发放：

固定资产类办公用品的申购，要先进行详细的计划，并报总经理及人事行政中心、董事长批准。这是因为固定资产的购置涉及较大资金投入，且对企业办公布局与效率有长期影响。例如，企业若计划购置一台新的复印机，需综合考虑现有复印机的使用状况、业务量增长需求、预算安排等因素，经多层审批后才可进行申购。

非消耗性办公用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用，个别办公必需品须经部门主管同意后可以个人为单位发放；消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。发放流程如下：

人事行政部制定《办公用品申请表》，经各部门主管确认后于每月 25 日前提交人事行政中心。各部门主管在确认过程中，要根据本部门实际工作需求，对申请表中的内容进行审核，确保申请的合理性。

公司人事行政中心主管复核、人事行政管理总监审核、董事长批准后交人事行政部助理统一购买。这一系列审批环节能够从不同层面把控办公用品的采购质量与数量，防止盲目采购与浪费。

下月初由人事行政部一次性统一发放到各使用部门。这种集中发放的方式便于管理与统计，也能减少发放过程中的混乱与错误。

新员工到职或临时急用品可根据实际及时购买，人事行政部每月可适时备用部分用品。这能够满足企业在特殊情况下对办公用品的紧急需求，保障办公工作的连续性。

4、用品的管理：

固定资产类办公用品：

进行编号管理，由财务部统一登记用品，并计算其剩余价值。编号管理便于对固定资产进行识别与跟踪，财务部的登记与价值计算有助于企业进行资产核算与财务管理。例如，每台电脑都有唯一的编号，财务部根据其购置价格、使用年限、折旧方法等计算其剩余价值，为企业资产处置提供依据。

日常的管理由使用部门或使用者进行；公司公用品由人事行政部进行管理。使用部门或使用者要负责固定资产的日常维护与保管，如保持设备清洁、正确使用设备等；人事行政部则对公司公用的固定资产进行统筹调配与监督管理。

出现损坏或故障根据实际情况由人事行政部统一安排修理。人事行政部要建立固定资产维修档案，记录维修时间、维修内容、维修费用等信息，以便对固定资产的维修情况进行分析与总结，优化维修管理策略。

5、非消耗和消耗性办公用品：

由各使用部门或使用者管理。各部门要建立本部门的办公用品使用台账，记录办公用品的领用、使用、库存等情况，便于内部管理与监督。

非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。这种规定能够促使员工爱护办公用品，减少不必要的损失。

设立《办公用品领用单》，由人事行政部统一保管，以便于掌握办公用品的领用状况。通过对领用单的分析，人事行政部可以了解各部门办公用品的使用频率与需求变化，为采购计划的调整提供数据支持。

员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由人事行政部确认。这能够防止办公用品的流失，保障企业资产的安全。

6、预算与超支管理：

各部门一个月的办公用品量应在月初进行仔细检查预算，在月中确有特殊原因须要增加或另买时须由部门负责人递交书面的超支 “情况说明” 给人事行政部，报人事行政中心核查后再确认处理结果。这种预算与超支管理机制能够促使各部门合理规划办公用品的使用，避免随意超支。

若无特殊原因超支，公司不再为其购买，但部门负责人为保证工作的正常进行，自行解决余下时间的办公用品费用。这能够增强部门负责人的成本意识与管理责任。

月度办公用品使用定额由上月 25 日 — 下月 25 日为一个周期。明确的使用定额周期便于企业进行办公用品使用情况的统计与分析，也有利于各部门进行自我管理与控制。

7、惩罚措施

公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。这种惩罚措施能够有效杜绝办公用品的私用现象，维护企业资产的公共属性。

公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者一经发现将在当月考核分中扣 5 分。通过与员工考核挂钩，能够强化员工的节约意识，促进企业形成良好的节约文化。

员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理实用而损坏应照价赔付。这能够促使员工正确使用办公用品，减少因人为因素导致的办公用品损坏。

8、相关表格与附则

相关表格包括《办公用品申请表》、《办公用品入库单》、《办公用品领用单》等，这些表格是办公用品管理过程中的重要记录工具，通过规范填写与妥善保管，能够为办公用品的管理提供详细的数据支持与流程依据。

本办法从 [具体生效日期] 开始生效执行，企业在执行过程中可根据实际情况进行适时调整与完善，确保管理办法的有效性与适应性。

完善的办公用品管理制度与管理办法对于企事业单位至关重要。它不仅能够规范办公用品的管理流程，提高资源利用效率，降低企业运营成本，还能营造良好的办公环境与企业文化氛围，促进企业的健康、可持续发展